Barcelonai irodájának szépen elrendezett könyvespolca előtt Cecilia Delgado-Molina, a Nemzetközi Szociológiai Társaság (ISA) ügyvezető titkára egy emlékezetes élményről mesél, amely a világ másik felén történt, szerepének elfoglalása utáni első évben.
„Végül üres termekért fizettünk. Mivel az emberek nagy távolságokat utaztak a személyes interakciók miatt, nem jelentek meg a hibrid üléseken, amelyeket az előadók egy helyszíni képernyőn keresztül vezettek.”
Cecilia egy 2023-ban Ausztráliában megrendezett hibrid konferenciára utal, az ISA hibrid kísérletére. „A konferencia után minden eddiginél sürgetőbbnek éreztük, hogy az ISA-nak mélyreható változásra van szüksége.”
Az előttünk álló út ijesztő volt. Az ISA-t 1949-ben alapították, és módszerei látszólag ugyanolyan szilárdan gyökereztek a 20. században. 2023-ban azonban, az elnök és a végrehajtó bizottság vezetésével, az ISA elkezdte elképzelni egy olyan átalakulást, amely – igen – digitális, de kulturális is. Felismerték, hogy mindenkinek újra kell gondolnia a gondolkodását.
Cecilia mexikói szociológus, akinek karrierje régóta összefonódik az ISA globális kutatói hálózataival. A Szövetség titkárságát vezeti, amely egy elkötelezett csapat, amely elkötelezett az ISA küldetésének és tevékenységeinek támogatása iránt. A titkárság feladata a digitális átalakulásról alkotott vízió megvalósítása volt, amely magában foglalja a digitálisan összekapcsolt közösség előmozdítását, a tagoknak nyújtott szolgáltatások fejlesztését és az ISA globális kutatói hálózatainak támogatását. A végső cél egy olyan szövetség létrehozása, amely fenntartható, felhasználóközpontú digitális stratégiákkal rendelkezik, és tükrözi az inkluzivitás, az akadálymentesítés és a globális együttműködés iránti elkötelezettséget.
A Titkárság első lépése döntő volt: az ISA papíralapú archívumának meg kellett szűnnie! 2024-ben az egyesület felfüggesztette a papíralapú archiválást, és minden új anyag mostantól az egyedileg létrehozott online tagportálon található. Három intenzív hónapnyi migráció után ez a portál egyszerűbb tagságmegújítást, valós idejű fizetéseket és digitális erőforrásokat hozott közvetlenül a tagok kezébe.
Jó kezdet volt, de Cecilia tudta, hogy az ISA digitális érettségének igazi próbája abban rejlik, hogy újra kell gondolni, hogyan működnek együtt, tanulnak és kapcsolódnak a tagok az egyesülethez.
Amikor a ISC Digitális Utazások projekt Amikor az ISC 11 tagjának célzott digitális transzformációs coachingot ajánlott fel, Cecilia megragadta a lehetőséget. Az ISA sürgető kihívása egy teljesen online szimpózium megtervezése volt 2026-ra. Cecilia tisztában volt azzal, hogy a korábbi kísérletek nem működtek, mint például a korábban említett hibrid konferencia, amely olyan érzést keltett, mintha két világ ütközne rosszul. Az ISA számára a szimpózium teljes online megrendezése lehetővé tenné a globális többségi régiók nagyobb képviseletét.
Cecilia és csapata a résztvevőktől kért konkrét támogatást az önbizalom növelésében, hogy továbbléphessenek a megfelelő technikai partnerek felkutatásában ehhez a teljesen online szimpóziumhoz. Segítségre volt szükségük egy ajánlatkérés (RfP) kidolgozásához.
Egy elkötelezett coach segítségével három ülés során az ISA céljait egy olyan ajánlati felhívásban fogalmazták meg, amely ígéretes egy összekapcsoltabb és elkötelezettebb digitális találkozó létrehozását ígéri. Az ISA edzője segített a csapatnak a komplex technikai igényeket egyértelmű követelményekké alakítani. 2025 júniusára a RFP megjelent, amelyre a világ minden tájáról származó technológiai partnerek javaslatait fogadták.
A Titkárság a jövőre nézve a 2026-os online szimpóziumot az ISA eddigi legjelentősebb lépésének tekinti. A jövőképük meggyőzően befogadó: „Nagyobb sokszínűségre számítunk, különösen azokból a régiókból, amelyek általában alulreprezentáltak. Ez megnyitja a részvételi lehetőséget azok számára is, akik az éghajlat, a költségek vagy az egészségügyi problémák miatt nem engedhetik meg maguknak az utazást.”
Csoportkép Geoffrey Pleyers ISA elnökkel, Cecilia Delgado-Molina ISA ügyvezető titkárral, az ISA titkárságának munkatársaival és helyi önkéntesekkel az 5. ISA Szociológiai Fórumon Rabatban, Marokkóban (2025). Forrás: © International Sociological Association.
Az ajánlattételi felhívás kidolgozása közben történt valami váratlan dolog is. „Először azt hittük, egyszerűen csak azon gondolkodunk, hogy melyik platformot válasszuk.” Cecília mondja. „De ami végül létrejött, az sokkal nagyobb volt, egy világos, strukturált eszköztár, amely segíthet egy hasonló szervezetnek, amely ugyanazzal a digitális bizonytalansággal néz szembe.”
Online konferencia megtervezése
Ez a blogbejegyzés lépésről lépésre bemutat egy útmutatót, amely segít a tudományos szervezeteknek hatékony online konferenciák tervezésében és lebonyolításában. Gyakorlatias módszert kínál a digitális vagy hibrid rendezvények lebonyolításának minden szakaszának átgondolására – a cél meghatározásától a résztvevők bevonásán át a következmények megőrzéséig.
Az így létrejött eszköztár egyértelmű ütemtervet kínál az inkluzív online események lebonyolításához. Először is, egyértelműséget igényel: Miért rendezik meg a konferenciát? Hogyan néz ki igazán a siker? Ezután a résztvevőkre irányítja a figyelmet: Kik ők valójában? Ez különösen igaz a sokszínű globális közönségekre, mivel a helyszínüknek, nyelvüknek és akadályaiknak kell alakítaniuk azt, ami épül.
Aztán jönnek a gyakorlati dolgok. A megfelelő platform kiválasztása, a tagok igényeinek megfelelő foglalkozásformátumok megtervezése, és a valódi interakcióhoz szükséges terek átgondolt kialakítása. Cecilia jellegzetes nyitottságával elismeri: „Szociológusok vagyunk, de még nekünk is emlékeztetni kellett magunkat arra, hogy a valódi interakció nem csak úgy megtörténik. Tudatosan kell megteremteni a feltételeit.”
Egy kulcsfontosságú, gyakran figyelmen kívül hagyott lépés az eszköztár utolsó pillére, a mérés és az örökség. Mi működött és mi nem? Hogyan tanulhatunk ebből és hogyan fejlődhetünk a következő alkalomra?
Az eredmény egy strukturált megközelítés a konferenciatervezéshez, amely az ISA valóságára épül, és amelyet világszerte más tudományos szervezetek könnyen adaptálhatnak.
De talán a legmélyebb tanulság, amit Cecilia az út során leszűrt, az a gondolat volt, hogy a változást folyamatosan gyakorolni kell. Arra ösztönzi csapatát, hogy minden döntést egy kis kísérletnek tekintsenek, amelyet olyan kérdések vezérelnek, mint: Működik ez a tagjaink számára? Ha nem, hogyan tudunk alkalmazkodni? A csapat ezt a gondolkodásmódot és megközelítést vitte be egy weboldal-átalakítási projektbe, amelyhez jelenleg a beszállítót választják. Reméli, hogy a nézőpontváltás, miszerint a tagok az eszközök elsődleges felhasználói, olyan vezérelvvé válik, amely beépül a döntéshozatalba.
A Titkárság útja az üres konferenciatermek megtöltésének reményétől elmozdult az ISA tagjainak és az általuk szolgált közösségeknek a valódi emberi szükségleteire való aktív összpontosítás felé. Ahogy az ISA folyamatosan bővíti digitális ökoszisztémáját, megújult céltudatossággal és ígérettel jár: egyetlen szociológus sem marad le.
Kép: A Hybrid ISA Szociológiai Világkongresszus, Melbourne, Ausztrália, 2023. Forrás: © International Sociological Association.
Tudjon meg többet a tudományos szervezetekről a digitális korban 
Tudjon meg többet a Tudományos Rendszerek Jövőjéről Tudjon meg többet a Science Futures központról További információ az emberközpontú megközelítésről a digitális utak kiépítésében További információ az online vagy hibrid konferenciák tervezéséhez használható eszközről További információ a tudományos szervezetek felhasználói élményét javító eszközről 